高田マンション管理士事務所 管理組合運営の重要な決断
マンション管理会社
リプレースの手順と注意点
管理会社の変更（リプレース）を成功させるためには、
入念な準備、透明性の高い手続き、そして組合員の合意形成が不可欠です。
管理会社の見直しを検討されている理事会様へ
「管理員の対応が悪い」「清掃が行き届いていない」「管理委託費が高い気がする」...
こうした不満が積み重なった時、管理会社の変更は有効な解決策の一つとなり得ます。
しかし、安易な変更は新たなトラブルを招く恐れもあります。
現状を正しく把握し、段階を踏んで慎重に進めていくことが重要です。
Replacement Process
リプレースの4つのフェーズ
1
現状把握・検討開始
現状の問題点整理と意識共有
- 契約書の確認: 解約予告期間（通常3ヶ月前）、違約金条項などをチェック。
- 問題点のリストアップ: 「なんとなく不満」ではなく、具体的な事実・証拠を集めます。
- 理事会での共有: 現管理会社への改善要求で解決可能か、リプレースが必要かを議論します。
2
準備・候補選定
選定基準の策定と候補比較
- 規約確認: 総会決議要件などを確認。準備委員会を設置することもあります。
- 条件の優先順位: コスト重視か、品質重視か、フロントマンの対応力かなどを明確化。
- 候補選定・RFP: 3〜5社をリストアップし、提案依頼書（RFP）を送付。見積もりと提案内容を比較します。
3
意思決定・合意形成
総会決議に向けた準備
- 理事会推薦の決定: プレゼン等を経て、総会に諮る最終候補を決定します。
- 説明会の開催: 総会前に住民説明会を開き、不安や疑問を解消します。
- 総会決議: 区分所有者への十分な説明の上、規約に基づき採決を行います。
4
契約・引き継ぎ
新体制への移行
- 解約通知: 現管理会社へ内容証明郵便等で通知します。
- 引き継ぎ業務: 新旧管理会社＋理事会でスケジュールを作成し、鍵や書類の授受を行います。
- 新契約締結: 重要事項説明を受け、新管理会社との契約を結び、業務開始です。
主な引き継ぎ対象
- 基本書類 管理規約原本、総会・理事会議事録、契約書綴りなど
- 会計関連 決算書類、予算書、通帳、印鑑、未収金明細など
- 建物・設備関連 竣工図書、点検報告書、修繕履歴、鍵、備品など
- 組合員情報 組合員名簿、緊急連絡先リストなど
成功のための重要ポイント
- 目的意識の共有（なぜ変えるのか）
- 選定プロセスの透明性・情報公開
- 余裕を持ったスケジュール管理
- 費用対効果の総合的な判断（安さだけで選ばない）
リプレースはゴールではなくスタートです
新しい管理会社に変更したからといって、すべての問題が自動的に解決するわけではありません。
管理組合（理事会）が主体となり、新管理会社と良好なパートナーシップを築いていくことが、快適なマンションライフへの第一歩です。